Można by się spodziewać, że małe i średnie przedsiębiorstwa (a także niektóre większe) coraz częściej wybierają Google Workspace (dawniej G Suite) zamiast tradycyjnego pakietu Microsoft Office. Obie firmy rywalizują ze sobą na rynku oprogramowania biurowego, oferując wysokiej jakości rozwiązania, lecz z różnym podejściem do użytkowników. Nie oznacza to jednak, że oba produkty są tak samo dobre i że wybór między nimi jest kwestią losu. Zobaczmy, co łączy te dwa pakiety i co je różni, co może pomóc w podjęciu ostatecznej decyzji o zakupie jednego z nich.
Podstawy — co łączy, a nie dzieli
Zarówno Google jak i Microsoft posiadają wiele zróżnicowanych pakietów do wyboru dla każdego zainteresowanego. Zanim przejdziemy do różnic pomiędzy obiema platformami, dobrze wiedzieć, że już na najniższym planie oferują takie same podstawowe funkcjonalności programów biurowych. Podstawowe funkcje, które łączą, a nie dzielą konkurentów to:
- Praca nad plikami: w obu przypadkach możemy tworzyć, edytować i udostępniać dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje
- Współpraca: możemy współpracować nad plikami w czasie rzeczywistym z innymi użytkownikami
- Wirtualne dyski plików: obie firmy oferują możliwość, aby przechowywać dane w chmurze i synchronizować je między różnymi urządzeniami
- Aplikacje: w obu przypadkach możemy skorzystać z aplikacji mobilnych i przeglądarkowych
- Zabezpieczenia: możemy zabezpieczać swoje dane przed utratą lub włamaniem
Oczywiście, istnieją pewne różnice w zakresie i jakości tych funkcji, ale ogólnie rzecz biorąc, zarówno Google Workspace, jak i Microsoft 365 spełniają podstawowe wymagania większości użytkowników biznesowych i indywidualnych.
Aplikacje Google
Jeżeli zdecydujesz, że pakiet firmy Google jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy, otrzymujesz:
- Gmail — pakiet pocztowy od Google, w Google Workspace możesz utworzyć niestandardowy e-mail
- Kalendarz — proste narzędzie do planowania zdarzeń, spotkań lub innych czynności
- Google Drive — miejsce na Twoje pliki oraz dokumenty
- Google Meet — aplikacja służąca do organizowania spotkań wideo
- Google Chat — aplikacja służąca do prostej komunikacji wewnętrznej
- Formularze — bez dużego doświadczenia utworzysz ciekawe formularze
- Google Sites — aplikacja, która umożliwia tworzenie oraz konfigurowanie na komputerze bądź telefonie stron internetowych
- Google Keep — dzięki tej aplikacji utworzysz notatki tekstowe bądź głosowe
Aplikacje Microsoft 365
Microsoft oferuje szereg rozwiązań, które mogą przypaść do gustu firmie każdej wielkości:
- Microsoft Exchange — hosting dla Twojej poczty e-mail wraz z niestandardową domeną
- Microsoft OneDrive — miejsce na Twoje pliki oraz dokumenty
- Microsoft Teams — platforma do współpracy wewnętrznej, zewnętrznej, komunikacji tekstowej, głosowej, wideo, a także do telefonii
- Microsoft Publisher — projektowanie drukowanych publikacji
- Microsoft Access — tworzenie baz danych
- Microsoft Booking — teoretyczny odpowiednik Google Calendar jednakże znacznie bardziej rozbudowany, m.in. można udostępnić swoim klientom dedykowaną stronę do rezerwacji online.
- Microsoft Azure — chmura publiczna
- Microsoft Intune — rozwiązanie do zarządzania zdalnego stacjami roboczymi czy aplikacjami
- Microsoft SharePoint — zaawansowane oprogramowanie przeznaczone głównie dla dużych przedsiębiorstw. Pomaga poprawiać efektywność pracy przez ułatwianie komunikacji i współdziałania w zespołach i między nimi
Jak widać, nie tylko lista aplikacji jest większa, ale w porównaniu do Google Workspace każda z aplikacji jest bardziej rozbudowana.
Google Drive czy OneDrive
Jedną z wyraźniejszych przewag Microsoftu nad Google jest znacznie większa baza dostępnej przestrzeni na początek. Microsoft OneDrive zapewnia solidne 100 gigabajtów miejsca, podczas gdy Google Workspace na Dysku Google oferuje zaledwie 30 GB. To zdecydowanie znacząca różnica, zwłaszcza jeśli planujesz przechowywać dużo danych w chmurze.
Aplikacje tylko w chmurze czy rozwiązanie hybrydowe
Microsoft 365 ma wiele zalet, ale także kilka wad. Jedną z zalet jest możliwość instalacji programów na komputerze czy laptopie i korzystania z nich bez dostępu do internetu. Jest to przydatne w sytuacjach, gdy sieć jest niedostępna lub zawodna. W razie problemów z oprogramowaniem, Microsoft zapewnia wsparcie techniczne przez całą dobę. Jednak Microsoft 365 może być też trudny w obsłudze dla mniej doświadczonych użytkowników. Ilość opcji i funkcji może być przytłaczająca i nieintuicyjna. Ponadto Microsoft 365 nie umożliwia rozpoczynania czatów lub rozmów wideo z poziomu konta Outlooka, co może być niewygodne dla osób, które chcą komunikować się przez Gmail i Google Meet.
Inną wadą Microsoft 365 jest to, że programy są zoptymalizowane pod system Windows. Na urządzeniach mobilnych z systemami Android i iOS można korzystać tylko z podstawowych funkcji edycji dokumentów. Aby używać bardziej zaawansowanych programów, trzeba mieć komputer z systemem Windows. Aby skorzystać z mobilnych funkcji Microsoft 365, trzeba je pobrać ze sklepu Google Play.
Jako podsumowanie warto zaznaczyć, że istotnym aspektem, który może wpłynąć na Twój wybór, jest funkcjonalność w zakresie organizacji spotkań online. Microsoft 365 wyróżnia się w tej dziedzinie, już w swojej podstawowej wersji. Pozwala na prowadzenie spotkań w Microsoft Teams z udziałem nawet 300 uczestników. To szczególnie ważne, jeśli potrzebujesz przeprowadzać duże wideokonferencje w ramach pracy zdalnej lub komunikacji z klientami.
