Automatyzacja zadań w Microsoft 365 pozwala na zaoszczędzenie czasu, zwiększenie efektywności oraz zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów w codziennych czynnościach. Dzięki narzędziom takim jak Power Automate oraz wbudowanym funkcjom automatyzacji, możliwe jest usprawnienie wielu procesów biznesowych. Poniżej przedstawiamy pięć automatyzacji, które warto wdrożyć.
Automatyczne Zapisywanie Załączników z Outlooka do OneDrive
Codziennie otrzymujesz dziesiątki e-maili z załącznikami? Automatyczne zapisywanie ich w OneDrive pozwala na lepszą organizację plików i szybki dostęp do nich z każdego urządzenia.
Jak zautomatyzować:
- Otwórz Power Automate i zaloguj się na swoje konto Microsoft 365.
- Wybierz opcję „Tworzenie” i wyszukaj szablon „Save Outlook email attachments to OneDrive”.
- Skonfiguruj połączenie z Outlookiem oraz OneDrive.
- Wybierz folder, do którego mają być zapisywane załączniki.
- Zapisz przepływ, a od tej pory załączniki będą automatycznie przenoszone do wybranego folderu.
Automatyczne Powiadomienia o Zmianach w Dokumentach SharePoint
W zespołach, gdzie wielu członków pracuje nad tymi samymi dokumentami, istotne jest natychmiastowe informowanie o wprowadzonych zmianach. Automatyczne powiadomienia eliminują konieczność ręcznego monitorowania plików.
Jak zautomatyzować:
- Otwórz Power Automate i wybierz „Tworzenie” nowego przepływu.
- Wyszukaj szablon „Alert me when a file is modified in SharePoint”.
- Wybierz odpowiednią bibliotekę dokumentów SharePoint.
- Skonfiguruj, jakie zmiany mają wywoływać powiadomienie (np. modyfikacja zawartości, zmiana nazwy pliku).
- Określ, do kogo mają trafiać powiadomienia, np. do całego zespołu lub wybranych osób.
Planowanie Spotkań w Microsoft Teams z Outlooka
Automatyzacja tworzenia spotkań w Microsoft Teams bezpośrednio z poziomu Outlooka pozwala na szybkie i łatwe organizowanie spotkań zdalnych bez potrzeby ręcznego przełączania się między aplikacjami.
Jak zautomatyzować:
- Otwórz Outlook i przejdź do zakładki „Kalendarz”.
- Kliknij „Nowe spotkanie” i wybierz opcję „Spotkanie Teams”.
- Wprowadź szczegóły spotkania, takie jak temat, uczestnicy, data i godzina.
- Automatycznie wygeneruje się link do spotkania w Teams, który zostanie dodany do zaproszenia wysłanego do uczestników.
Automatyczne Tworzenie Zadań z E-maili w Microsoft Planner
Wiele zadań wynika z e-maili, które otrzymujesz. Automatyczne tworzenie zadań w Plannerze z wybranych e-maili pomoże w lepszym zarządzaniu obowiązkami i śledzeniu ich realizacji.
Jak zautomatyzować:
- Otwórz Power Automate i zaloguj się.
- Wybierz opcję „Tworzenie” i wyszukaj szablon „Create a Planner task when an email arrives”.
- Skonfiguruj połączenie z Outlookiem i Microsoft Planner.
- Określ warunki, które muszą być spełnione, aby e-mail automatycznie przekształcił się w zadanie (np. słowa kluczowe w tytule lub konkretny nadawca).
- Wybierz plan i miejsce, gdzie zadanie ma być dodane.
Automatyczna Archiwizacja Starych E-maili w Outlooku
Przechowywanie starych e-maili w skrzynce odbiorczej może powodować bałagan i utrudniać dostęp do bieżących wiadomości. Automatyczna archiwizacja starszych e-maili pomaga w utrzymaniu porządku.
Jak zautomatyzować:
- W Outlooku przejdź do zakładki „Plik” i wybierz „Opcje”.
- W menu „Zaawansowane” znajdź sekcję „Autoarchiwizacja”.
- Włącz autoarchiwizację i określ, jak często ma być wykonywana (np. co 30 dni).
- Wybierz, po ilu dniach od otrzymania e-maili mają być archiwizowane (np. starsze niż 90 dni).
- Wskaż folder, do którego mają być przenoszone archiwizowane wiadomości.
Dzięki powyższym automatyzacjom, Twoja praca z Microsoft 365 stanie się bardziej efektywna i zorganizowana. Wykorzystanie tych narzędzi pozwala na zredukowanie ilości powtarzalnych czynności oraz na skupienie się na kluczowych zadaniach, co przekłada się na lepszą produktywność i satysfakcję z wykonywanej pracy.
