Town Halls W Microsoft Teams

W miarę jak zespoły stają się coraz bardziej rozproszone na całym świecie, wydarzenia online stają się kluczowym narzędziem do łączenia ludzi bez względu na odległość. Odkryjcie z nami, jakie zmiany czekają nas w tej dziedzinie, jak Microsoft integruje swoje rozwiązania oraz jakie nowe możliwości przyniesie nowe „Town Hall” – środowisko wydarzeń wirtualnych, które zrewolucjonizuje sposób, w jaki organizujemy i uczestniczymy w wydarzeniach online.

Microsoft przygotował dwie ważne zmiany w dostępnych funkcjach organizacji dużych spotkań.

Town Halls w Microsoft Teams – jest to całkowicie nowe, odświeżone podejście do dużych spotkań wirtualnych. Będzie ono dostępne dla wszystkich użytkowników komercyjnych od 5 października 2023.
Live Events w Microsoft Teams – funkcja ta gdy została opublikowana 4 lata temu została początkowo zbudowana na zupełnie innej platformie niż obecnie znany Microsoft Teams. Stąd też decyzja o powstaniu Town Halls. Wsparcie dla tej funkcjonalności będzie dostępne do 30 września 2024 roku.

Funkcjonalności W Town Halls

Microsoft Teams Town Hall jako nowe środowisko wydarzeń wirtualnych ma wprowadzić innowacje i ułatwienia w organizacji spotkań online.

Liczba uczestników: Town Halls w Microsoft Teams będzie miało możliwość pomieścić do 10 000 uczestników w standardowej wersji Teams oraz do 20 000 uczestników w Microsoft Teams Premium
Współbieżność wydarzeń: W ofercie Microsoft 365 będzie mogło się odbywać do 15 równoczesnych spotkań dla standardowej wersji Teams oraz do 50 spotkań dla Teams Premium.
Czas trwania wydarzeń: Spotkania będą mogły trwać do 30 godzin zarówno dla standardowej wersji Teams jak i Premium.
Obsługa zewnętrznych dostawców: Town Hall będzie wspierać zewnętrznych dostawców eCDN, a ponadto umożliwi monitorowowanie wdyarzeń w czasie rzeczywistym w Events Insights. Na pulpicie będą wyświetlane informacje między innymi o liczbie użytkowników, maksymalnej liczbie współbieżnych wydarzeń, czasie trwania sesji czy lokalizacji geograficznej.
Green room: Prezenterzy oraz organizatorzy będą mieli możliwość spotkania w wirtualnym”zielonym pokoju” gdzie będą mieli możliwośc jeszcze lepszego, spokojnego przygotowania się do wydarzenia. Ponadto prezenterzy i organizatorzy mają do dyspozycji dedykowany czat, który można wykorzystać podczas całego wydarzenia i który nie jest dostępny dla uczestników. Ta funkcjonalność jest taka sama, jak istniejące środowisko zielonego pokoju w Teams Live Events i zaawansowane seminaria internetowe w Teams Premium.
Zarządzanie co widzą uczestnicy: Aby utrzymać koncentrację i głębsze zaangażowanie uczestników, organizatorzy i prezenterzy mogą zarządzać swoim widokiem, tak aby widzieli tylko udostępnione treści i uczestników przeniesionych na ekran.
Ukrywanie listy uczestników: Organizatorzy i prezenterzy mają dostęp do listy osób, nie będzie ona jednak widoczna dla uczestników. Ponadto, gdy uczestnicy dołączają, ich kamery i mikrofony są domyślnie wyłączone.
RTPM In/Out: Town Hall oferuje możliwość tworzenia wydarzenia bezpośrednio z zewnętrznego urządzenia oraz integracje z różnymi zewnętrznymi źródłami multimedialnymi. Wykorzystując zewnętrzny dekoder i umożliwiając wejście RTMP, organizatorzy i prezenterzy mogą transmitować na żywo niestandardowe źródło RTMP, niezależnie od tego, czy jest to profesjonalnie wyprodukowany film, czy wysokiej jakości udostępnianie ekranu, wszystkim uczestnikom wydarzenia. Organizatorzy mogą przesyłać strumieniowo wydarzenie do niestandardowej aplikacji lub innego punktu końcowego poza aplikacją Teams, korzystając z wyjścia RTMP.
Q&A: Funkcja ta umożliwiaja organizatorom łatwe moderowanie rozmowy oraz zapewniają uczestnikom płynny sposób zadawania pytań i interakcji z prelegentami. Organizatorzy mogą zarządzać napływającymi pytaniami i odpowiedziami oraz je moderować. Mogą również wybierać, które pytania mają zostać opublikowane, a które odrzucone. W miarę udostępniania odpowiedzi są one łączone w wątki, co ułatwia ich śledzenie. Pomaga to organizatorom zarządzać przebiegiem dyskusji, wyróżniać oficjalne odpowiedzi oraz ograniczać nadmiar pytań. Q&A ma te same ograniczenia co główne ograniczenia Town Hall w Microsoft Teams, czyli 10 000 uczestników dla wersji standardowej oraz 20 000 dla wersji Premium.
Nagranie na żądanie: Jest to funkcja, która w sposób automatyczny pozwoli organizatorom spotkanie udostępnienie jej dla uczestników. Po wybraniu odpowiedniej opcji w zakładce nagrań uczestnicy otrzymają automatycznego maila z dostępem do nagrania spotkania.
Komunikacja mailowa: Organizatorzy mogą wysyłać wstępnie skonfigurowane szablony e-maili z zaproszeniami na wydarzenie i e-mailami z zapisem wydarzenia. Niweluje to potrzebę ręczngo tworzenia oddzielnej wiadomości e-mail, kopiowania linku do wydarzenia oraz wysyłania zaproszenia z kalendarza do poszczególnych uczestników. Ponadto organizatorzy mogą dostosować tę komunikację, aby lepiej przyciągać i informować uczestników, co obejmuje edycję nazwy tematu, banera i logo, a także treści wiadomości.
Raport o uczestnikach: Organizatorzy mogą uzyskać dostęp do raportów o wydarzeniach w konfiguracji Town Hall i w panelu zarządzania, klikając kartę raportowania aby poznać ogólną aktywność uczestników, w tym całkowitą liczbę uczestników, czas dołączania i opuszczania wydarzenia przez poszczególnych uczestników oraz całkowity czas uczestnictwa poszczególnych uczestników.
Napisy na żywo: Town Hall oferuje również aby organizatorzy mogli wybrać jeden spośród sześciu gotowych języków dla napisów tłumaczonych na żywo podczas wydarzenia. Natomiast organizatorzy korzystający z usługi Teams Premium mogą wybierać spośród 10 gotowych języków. Jest to zdecydowanie dobra informacja dla organizatorów spotkań międzynarodowych.

Koniec Live Events na rzecz Town Halls w Microsoft Teams

W związku z wprowadzeniem nowej funkcji Town Halls, usługa Teams Live Events zostanie wyłączona dla klientów biznesowych 30 września 2024 r. Oznacza to, że klienci biznesowi mają 12 miesięcy na przygotowanie się do przejścia na nową funkcjonalność. Po 30 września 2024 r. Teams Live Events nie będą już dostępne, a usługa zostanie zatrzymana. Po tej dacie klienci nie będą mogli tworzyć, uruchamiać ani uczestniczyć w żadnych wydarzeniach w Teams Live Events. Dostęp do nagrań z poprzednich wydarzeń będzie możliwy do 31 grudnia 2024 r. Jeśli klienci będą chcieli zachować nagrania ze starych wydarzeń, będą musieli je pobrać i przenieść w inne miejsce przed datą ostetecznego zamknięcia. Dla klientów sektora publicznego, w tym GCC, GCC High i DoD, data zakończenia usługi Teams Live Events zostanie podana w najbliższych miesiącach.

Town Halls w Microsoft Teams – Nie Wszystko Na Raz

Town Halls w Microsoft Teams osiągnie w pewnym momencie pełną integrację z platrformą jednak w momencie uruchomienia użytkownicy mogą odczuć pewne różnice w porównaniu do Live Events.

Role w wydarzeniach: W Town Halls zmienia się nazewnictwo poszczególnych nazw podczas wydarzenia. Tak jak w Live Events mieliśmy organizatora, producenta, prezentera oraz uczestnika, tak w tutaj będziemy mieli organizatora, współorganizatora, prezentera oraz uczestnika. Rola producenta w Town Halls została zastąpiąna przez organizatora, współorganizatora oraz prezentera, ponieważ role te posiadają podobne funkcje.
Prezenter zewnętrzny: Pod koniec października będziemy mieli możliwość aby zapraszać zewnętrznych prezenterów, czyli osoby całkowicie spoza naszej organizacji. Takie osoby otrzymają e-mail z unikalnym linkiem dzięki któremu ominą lobby.
DVR (Digital Video Recorder): Nagrywanie na żądanie zostanie udostępnione już w dniu premiery Town Hall, ale aby użytkownicy mogli swobodnie przewijać i zatrzymywać wydarzenie, przyjdzie nam poczekać dobych kilka miesięcy.
Integracja z Viva Engage: Również w nacdhcodzących miesiącach przyjdzie integracja Twon Halls z Viva Engage. Pozwoli to aby oglądać wydarzenie prosto w Viva Engage, nie ważne czy jest ono emitowane poprzez Teams, zewnętrzną aplikację czy urządzenie.

Microsoft na pewno pracuje nad tym aby coraz bardziej rozwijać platformę Teams aby stała się ona jeszcze bardziej uniwersalna. Czy zmiana z Live Events przyniesie więcej dobrego czy złego przyjdzie nam trochę poczekać. Można się jednak nastawić, że pierwsze tygodnie funkcja Town Halls w Microsoft Teams będzie cierpiała na pewne niedociągnięcia. Może o tym świadczyć między innymi szereg funkcji, które nie zostaną uruchomione w dniu startu. Ważnym jest też fakt, że Microsoft bardzo stawia na rozróżnienie pomiędzy Microsoft Teams, a Microsoft Teams Premium. Jestem przekonany, że nowy typ spotkań będzie działał dużo lepiej niż aktualnie istniejący przed końcem życia Live Events i pomyślnie go zastąpi.